E-Commerce und Onlinehändler tappen schnell in die „Cloud-Falle“
Das Betreiben von Shop- und Vorsystemen in der Wolke kann unerwünschte (steuerliche) Folgen nach sich ziehen

Cloudanwendungen und Server im Ausland?

Du benutzt nicht nur eigene oder angemietete Server in Deutschland? Hast wohlmöglich Clouddienste gebucht und nutzt diese in einem produktiven Umfeld?

Hast Du schon einmal darüber nachgedacht, wo Deine Shopsysteme gehostet sind und wenn diese auf ausländischen Server gehostet sind, ob der Umstand des Hostens im Ausland irgendwelche steuerlichen Folgen nach sich ziehen kann?

Das Finanzamt kann in so einem Fall Sanktionen gegen Dich verhängen, wenn Du beim Finanzamt die „Verlagerung“ der Buchführung nicht beantragt hast.
Warum ist das so und was sind die genauen Schritte und Lösungsansätze, dieses Problem zu „reparieren“?

Wir zeigen Dir hier, wie die rechtlichen Rahmenbedingungen gestrickt sind und was hinter der „Verlagerung der Buchführung“ genau steckt.

Zuerst möchten wir Dir zeigen, wo das Problem überhaupt liegen kann.

Der „typische“ Fall

Vorliegend gehen wir mal von einem Fall aus, den es in der Realität mehr als genug anzutreffen gilt.

Ein Onlinehändler betreibt einen oder mehrer Onlineshops, welche sämtlichst in der Cloud gehostet sind und nicht auf den eigenen, in Deutschland stehenden Servern des jeweiligen Shopbetreibers installiert sind. Stattdessen profitiert der Shopbetreiber aber davon, eine Cloudlösungen (SaaS) zu nutzen und gibt damit sämtliche Aufgaben der Wartung und der sichernden Maßnahmen an den Betreiber der jeweiligen Server ab. Der Shopbetreiber entrichtet dafür meist eine monatliche Pauschalgebühr an den Betreiber der Server bzw. der SaaS Dienste.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen bei Buchführung in der Cloud

Um der Finanzbehörde den jederzeitigen Zugang zu den Büchern (Finanzbuchhaltung) und Aufzeichnungen (damit sind alle steuerliche relevanten Aufzeichnungen gemeint, auch solche aus Vorsystemen) zu ermöglichen, schreibt § 146 Abs. 2 Satz 1 Abgabenordnung (AO) vor, dass Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen im Geltungs­bereich (Achtung, hiermit ist Deutschland gemeint) der AO, nicht aber notwendigerweise am Sitz des Unternehmens zu fuhren und aufzubewahren sind.

Als Onlinehändler kann Dir die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können.

Die Voraussetzungen, elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland zu führen und aufzubewahren, sind in den vergangenen Jahren erheblich vereinfacht worden.

Inzwischen ist es nicht nur möglich, die Buchführung in andere EU-Staaten und Länder des Europäischen Wirtschaftsraums zu transferieren: Grundsätzlich können elektronische Bücher weltweit, also auch in Staaten wie die USA oder die Schweiz, verlagert werden. Unternehmen dürfen laut § 146 Abs. 2a AO auch einzelne Teile der elektronischen Buchführung ins Ausland delegieren. Darüber hinaus ist es – im Gegensatz zu früher – nicht mehr notwendig, dass eine zuständige Stelle des ausländischen Staats der Verlagerung zustimmt.

Entscheidend ist allerdings nach wie vor der Grundsatz, dass durch das Führen und Aufbewahren der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen oder Teilen davon im Ausland die Besteuerung nicht beeinträchtigt werden darf. Hat die Finanzverwaltung Hinweise dafür, dass die Besteuerung des betroffenen Unternehmens beeinträchtigt ist, wird die Bewilligung widerrufen. Wenn das geschieht, muss das Unternehmen seine elektronische Buchführung wieder ins Inland zurückholen. (Quelle: Haufe)

Für die Bewilligung sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Voraussetzung ist, dass

  • Du der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilst
  • Du Deinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen bist
  • der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  • die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.

Schauen wir uns die Voraussetzungen einmal genauer an:

-> „…Du der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilst.“
Diese Informationen erhältst Du für Gewöhnlich bei Deinem zuständigen Anbieter, bei dem Du den Cloudservice gebucht hast.

-> „…Du Deinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen bist“
Ausweislich der Gesetzesbegründung darf die Verlagerung der elektronischen Buchführung in das Ausland nur bei Steuerpflichtigen bewilligt werden, die sich in der Vergangenheit kooperativ gezeigt haben und von denen anzunehmen ist, dass sie sich auch zukünftig so verhalten werden. Letztlich kommt es jedoch nach § 146 Abs. 2 a Satz 2 Nr. 2 AO „nur“ darauf an, dass der Steuerpflichtige seinen Pflichten gemäß § 90 AO (allgemeine Mitwirkungspflicht), §§ 93 und 97 AO (Auskunfts- und Vorlagepflichten), §§ 140 bis 147 AO (Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten) und § 200 Abs. 1 und Abs. 2 AO (Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Außenprüfung) nachgekommen ist. Zweifelsohne darf die „Kooperationsklausel“ nicht so angewendet werden, dass lästige, unbequeme oder prozessfreudige Steuerpflichtige durch die Finanzverwaltung diszipliniert werden können.
(Quelle: Datev)

-> „…der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist“
Ferner erfordert § 146 Abs. 2 a Satz 2 Nr. 3 AO, dass der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO (Stichwort „digitale Außenprüfung“) in vollem Umfang möglich ist. Dies betrifft die technische Seite zum einen und die rechtliche Seite zum anderen. Insbesondere muss der Datenzugriff der deutschen Finanzverwaltung nach dem Recht des ausländischen Staates gegeben sein, etwa aufgrund einer sogenannten „großen Auskunftsklausel“ im Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Verlagerungsstaat.
(Quelle: Datev)

-> „…die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird“
Letztlich ist die Verlagerung der Buchführung in das Ausland davon abhängig, dass dadurch die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird (§ 146 Abs. 2 a Satz 2 Nr. 4 AO). Diese Voraussetzung erfordert, dass eine lückenlose Prüfung der Gewinnermittlung durch die deutsche Finanzverwaltung bei Auslandsbuchführung auf die gleiche Art und Weise möglich sein muss wie bei elektronischer Buchführung im ­Inland. Ferner muss eine ordnungsgemäße Verbuchung aller ­Geschäftsvorfälle gewährleistet sein.
Die Bewilligung der elektronischen Auslandsbuchführung ist durch die Finanzverwaltung zu widerrufen, sofern die oben genannten Voraussetzungen nicht mehr vorliegen oder den Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen wird. Der Vollzug der Rückverlagerung ist entsprechend nachzuweisen. Ferner kann nach § 146 Abs. 2 b AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis zu 250.000 Euro festgesetzt werden, sofern die Mitwirkungspflichten nicht erfüllt werden oder die Rückverlagerung der Buchführung trotz entsprechender Aufforderung nicht stattfindet. Das Verzögerungsgeld droht auch dann, wenn die elektronische Buchführung ohne Bewilligung in das Ausland transferiert wird.
(Quelle: Datev)

Deine Checkliste zum Antrag zur Verlagerung der Buchführung

  • Ist ein schriftlicher Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde gestellt worden?
  • Ist in dem Antrag das geplante Buchführungsverfahren konkret und detailliert beschrieben?
  • Sind der zuständigen Finanzbehörde Standort des Datenverarbeitungssystems und Name und Anschrift der mit der Buchführung beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mitgeteilt?
  • Hast Du in der Vergangenheit Deine steuerlichen Pflichten erfüllt?
  • Hast Du Dich in der Vergangenheit kooperativ gegenüber der Finanzbehörde verhalten?
  • Ist durch Vereinbarungen mit dem IT-Dienstkleister, Cloudservicebetreiber oder sonstigem Dienstleister sichergestellt, dass diese der Finanzbehörde den Datenzugriff in vollem Umfang nach § 147 Abs. 6 S. 3 AO gewährt?
  • Sind die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen gegeben?
  • Ist sichergestellt, dass durch die Verlagerung der Buchführung die deutsche Besteuerung nicht beeinträchtigt wird?
  • Gibt es Umstände, die erwarten lassen, dass Du in Zukunft wesentliche steuerliche Pflichten verletzen bzw. Dich unkooperativ verhalten wirst?
  • Solltest Du alle diese Fragen vernünftig und zufriedenstellend beantworten können, sollte einer Beantragung auf Verlagerung der Buchführung nichts im Wege stehen.

    Hierfür haben wir Dir einen Musterantrag des Branchenverbands Bitkom verlinkt. Musterantrag hier downloaden!

    Wie kannst Du vorgehen, wenn Du den Antrag noch nicht gestellt hast, aber bereits Shopsysteme in der Cloud nutzt und denkst, diese bzgl. der Verlagerung genehmigen lassen zu müssen?

    Die obigen Ausführungen bzw. den Antrag kannst bzw. musst Du auch stellen, soweit Du die die Verlagerung der Buchführung bzw. Teile davon bereits vollzogen hast.

    Regelung für Fälle der Verlagerung vor Inkrafttreten des § 146 Abs. 2a AO

    Erlangt die Finanzbehörde Kenntnis davon, dass der Steuerpflichtige die elektronische Buchführung oder Teile davon vor Inkrafttreten des § 146 Abs. 2a AO (25.12.2008) ins Ausland verlagert hat, ist zu prüfen, ob die Rückverlagerung verlangt werden muss. Bei der Entscheidung ist zu berücksichtigen, ob das bisher praktizierte Verfahren den Voraussetzungen des § 146 Abs. 2a AO i.d.F. des JStG 2010 genügt. Ist dies der Fall, ist die Aufforderung zur Rückverlagerung allein wegen des fehlenden Antrags unverhältnismäßig.
    Der Steuerpflichtige ist dann aber spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung aufzufordern, einen den o.a. Anforderungen entsprechenden Antrag nach § 146 Abs. 2a AO zu stellen, so dass eine Bewilligung der Verlagerung für die Zukunft ausgesprochen werden kann.

    Vor allem in den Fällen, in denen der Steuerpflichtige bereits in der Vergangenheit – ohne vorherige Antragstellung und ohne Wissen des für ihn zuständigen FA – seine elektronische Buchhaltung in das Ausland beziehungsweise in die Cloud verlagert hat, sollte bedacht werden, dass die Finanzverwaltung eine „Legalisierung” einer solchen Konstellation zwar zulässt und von der Aufforderung zur Rückverlagerung als „unverhältnismäßig” absehen kann.
    Jedoch setzt dies voraus, dass in der Vergangenheit lediglich kein formeller Antrag gestellt wurde, die materiellen Bewilligungsvoraussetzungen hingegen gleichwohl vorliegen.
    Diese Praxis sollte allerdings nicht dazu verleiten, dass ein Antrag gar nicht erst gestellt wird. Insofern ist die Vorschrift des § 146 Abs. 2b AO zu beachten, wonach bei Unterlassen der Antragstellung ein Verzögerungsgeld festgesetzt werden kann. Das Verzögerungsgeld entfällt auch dann nicht, wenn die angeforderte Dokumentation bzw. die angeforderten Informationen nachträglich vorgelegt werden. Das steuerpflichtige Unternehmen sollte daher auch unter diesem Aspekt darauf achten, sich die GoBD-Konformität der durch den Anbieter von Cloud-Dienstleistungen verwendeten bzw. zur Verfügung gestellten IT-Infrastruktur zusichern zu lassen.
    (BB 2015, S. 1823, beck-online)

    Disclaimer:
    Bitte beachte, dass die vorstehenden Informationen nur dem Zweck der allgemeinen Information dienen, ausschließlich die Rechtslage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung darstellen und eine Steuer- und/oder Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen können. Der Artikel kann ohne Ankündigung verändert und fortgeschrieben werden.