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Heute möchte ich Dir in diesem Blogartikel aufzeigen und erklären, was die GoBD mit Tax Compliance zu tun hat und warum es keine schlechte Idee ist, Dinge wie das BMF-Schreiben zur GoBD und Tax Compliance ernst zu nehmen sowie diese beiden Themen gewinnbringend miteinander zu verknüpfen.

 

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

#1 Begriffliche Einordnung

#2 Tax Compliance und steuerliches Risikomanagement

#3 Wie kann ich die GoBD nutzen, um „Tax Compliant“ zu sein

#4 Umsatzsteuerliche Risiken mit Tax Compliance vermeiden

#5 Umsetzung und praktische Hinweise

#6 Fazit

 

Einleitung

Wer hat es nicht schon einmal gehört? GoBD. Vier ominöse Buchstaben, welche ein 42-seitiges Wunschkonzert der Finanzverwaltung beschreiben sollen, in dem das ordnungsgemäße Führen und Aufbewahren von in elektronischer Form vorgehaltenen Daten beschrieben wird. Wunschkonzert… Da denkst Du vielleicht, dass ich mich ein bisschen weit aus dem Fenster lehne. Aber im Grunde ist es so. Denn ein BMF-Schreiben, welches die GoBD sind, ist eine reine Meinungsäußerung des Bundesministerium der Finanzen und entfaltet ausschließlich für die nachgelagerten Behörden, also OFD und Finanzämter, Bindungswirkung.

<< So möchte ich in meinem ersten Blogpost von #Marke #Steuern #Vertrieb darauf eingehen, warum Tax Compliance in Deinem Unternehmen eine so wichtige Rolle spielt. >>

Im Klartext heißt das also, dass Steuerpflichtige und noch weniger die Gerichtsbarkeit an die GoBD gebunden sind. Leider muss ich nun doch etwas den Wind aus den Segeln nehmen. Denn um ohne große Komplikationen durch die deutsche Regulationsflut zu schippern ist es doch sehr sinnvoll,, sich an einem BMF-Schreiben wie der GoBD entlang zu hangeln.

In Unternehmen wird der Bereich der (steuerlichen) Compliance immer größer. Wurde früher noch von so manchem Betriebsprüfer und Veranlagungsbeamten über Dinge hinweggesehen, gibt es heute für fast jeden Größe und jeden Bereich von Unternehmen speziell ausgebildete Betriebsprüfer und Spezialisten. So möchte ich in meinem ersten Blogpost von #Marke #Steuern #Vertrieb darauf eingehen, warum Compliance in Deinem Unternehmen eine so wichtige Rolle spielt. Dafür muss ich ein wenig ausholen und den Begriff erstmal in den Kontext einordnen, bevor ich dann auf die wichtigen Punkte des Ganzen komme, nämlich der Umsetzung und worauf dabei geachtet werden muss.

#1 Begriffliche Einordnung

a) Begriffsverständnis im weiteren Sinne
Für den Begriff Tax Compliance hat sich noch keine einheitliche Definition herausgebildet; Aspekte der allgemeinen Compliance, werden erst seit einiger Zeit in der Literatur verstärkt diskutiert. Das Begriffsverständnis variiert daher, je nach Sichtweise desjenigen, der den Begriff Tax Compliance benutzt.

So wird generell der Begriff Tax Compliance in der Praxis auch oft benutzt, wenn es sich um klassische administrativ-operative Aufgaben von Steuerabteilungen dreht. Dazu gehören natürlich die Steuerdeklaration, Steuerdurchsetzung und Steuergestaltung. All diese Tätigkeiten werden mitunter zu dem Begriff Tax Compliance gezählt.

b) Begriffsverständnis der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung verwendet den Begriff Tax Compliance aus ihrer eigenen, öffentlich-rechtlichen Sicht. Auch nach dem Verständnis der Finanzverwaltung steht Tax Compliance zunächst für die Einhaltung und Erfüllung steuerlicher Pflichten, somit also für das steuerliche Wohlverhalten der Steuerpflichtigen.

#2 Tax Compliance und steuerliches Risikomanagement

Tax Compliance ist maßgeblicher Bestandteil eines funktionierenden unternehmensinternen (steuerlichen) Risikomanagements. Hierbei kommt natürlich die Tatsache zum tragen, dass der Begriff des Risikomanagements nicht immer trennscharf vom Begriff der Tax Compliance abzugrenzen ist. Soll er auch gar nicht sein. Denn das eine geht Hand in Hand mit dem anderen.

Zielsetzung der Tax Compliance ist also die klare Gesetzeskonformität und der Vermeidung von Haftungsrisiken innerhalb Deines Unternehmens.

#3 Wie kann ich die GoBD nutzen, um „Tax Compliant“ zu sein

Nicht mit allen Punkten des 42-seitigen GoBD Schreiben muss man übereinstimmen. Dennoch möchte ich Dir heute hier die wichtigsten Punkte aufzeigen, wie Du sicherstellen kannst, dass Deine Systeme, Schnittstellen und Prozesse so gesetzeskonform wie möglich sind und Du damit auch relativ leicht strukturelle Fehler in Deiner Unternehmung aufdecken, beheben oder gar vermeiden kannst. Daher kannst Du Tax Compliance mit der Beachtung und Umsetzung der GoBD sehr gut umsetzen und als Leitfaden ansehen. Mach Dir mal Gedanken über die folgenden Punkte in Deiner Finanzbuchhaltung:

a) Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit

Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen müssen durch Belege nachgewiesen werden. (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)

Das heißt im Klartext für Dich, dass niemals eine Buchung in der Finanzbuchhaltung ohne existierenden Belege getätigt werden darf. In der Praxis denke ich dabei an Reisekostenabrechnungen oder der ein oder andere Bewirtungsbeleg, der zerfetzt in der Waschmaschine aufgefunden wird. Hier ist es wichtig, dass Du auf jeden Fall alle Belege zu sämtlichen Geschäftsvorfällen vorliegen hast.

Bei der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit musst Du z.B.  sicherstellen, dass sämtliche Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen durch Belege nachgewiesen werden müssen. D.h. also, dass ein etwaiger Prüfer sehen möchte, dass alle Unterlagen ohne Ausnahme vollständig vorliegen. Hier gibt es zum Beispiel oft Probleme bei den so genannten Gelangensbestätigungen.
Diese Bestätigungen können dann benötigt werden, wenn Du Waren von Deutschland an Kunden in der EU lieferst. Der Prüfer möchte hier einen gesamten Audit Trail nachvollziehen können. Audit Trail heißt, dass der etwaige Geschäftsvorfall im System von vorne bis hinten ohne großen Aufwand durch einen Dritten nachvollzogen werden können muss. Das heißt für Dich, dass Sie die gesamte Kette des Lieferprozesses mit Belegen nachweisen musst.

b) Richtigkeit

Geschäftsvorfälle sind mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften durch Belege abzubilden. (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)

Wenn wir über die Richtigkeit und Vollständigkeit reden, reden wir über die unabdingliche Voraussetzung, dass Belege die Geschäftsvorfälle inhaltlich zutreffend und gänzlich abbilden müssen. dabei ist nicht zuletzt eine absolut hohe Stammdaten Qualität notwendig. Wir sehen in der Praxis oft, dass die meisten Probleme unserer Mandanten daher rühren, dass Stammdaten nicht oder nicht ordentlich gepflegt sind. Wenn Du zum Beispiel darüber nachdenkst, einen E-Invoicing Prozess einzuführen, sollte der erste Schritt sein, ein Data Cleansing der Stammdaten durchzuführen. Denn wie Du dir Vorstellen kannst, können Prozesse die von Beginn an mit falschen Stammdaten gefüttert werden, nicht korrekt bis zum Ende durchlaufen. Nicht zuletzt wird der Prüfer des Finanzamtes Im Falle einer Prüfung generelle prozessuale und strukturelle Fehler aufführen, wenn grundlegende unternehmerische Selbstverständlichkeiten oft zu Fehlern führen.

c) Ordnung

Grundsatz der Klarheit verlangt eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB).

d) Vollständigkeit

Jeder Geschäftsvorfall ist vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB).

e) Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung muss bestehen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB).

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung heißt, dass bei einer automatisierte und ohne zeitlichen Versatz stattfindende Belegsicherung und Sicherstellung der Unverlierbarkeit und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle vorgenommen wird. Dies kannst Du mit der Implementierung von Schnittstellen zwischen Systemen erreichen. Soweit Sie die Prozesse vollumfänglich implementieren, werden sie den manuellen Aufwand beim Zeitgerechten Buchen und Erfassen Ihrer Geschäftsvorfälle gegen Null optimieren können.

Wichtig ist hier auch zu sagen, dass wir in der Praxis oft sehen, dass Unternehmen Rechnungen parallel über automatisierte Schnittstellen und / oder PDF oder sogar Post verschicken. Hierbei muss sichergestellt werden, dass es nur eine Urschrift der Rechnung gibt und sämtliche Doppel von Rechnungen als solche in erkennbarer Weise gekennzeichnet sind. Andernfalls kann es dazu führen, dass unter Umständen sogar mehrere Rechnungen über ein und dieselbe Lieferung existieren. Umsatzsteuerlich kann es dazu führen, dass Sie die Umsatzsteuer sogar doppet schulden können.

f) Unveränderbarkeit

Eine Buchung / Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB).

Unveränderbarkeit heißt, es darf niemals ein Löschen von Daten vorgenommen werden. ERP Systeme sind unterfüttert mit Datenbanken. Bei Datenbanken ist ein Löschen per se nicht gewollt und nicht erlaubt. Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren und ERP System so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen.

#4 Umsatzsteuerliche Risiken mit Tax Compliance vermeiden

Wichtig ist hier auch zu sagen, dass wir in der Praxis oft sehen, dass Unternehmen Rechnungen parallel über automatisierte Schnittstellen und / oder PDF oder sogar Post verschicken. Hierbei muss sichergestellt werden, dass es nur eine Urschrift der Rechnung gibt und sämtliche Doppel von Rechnungen als solche in erkennbarer Weise gekennzeichnet sind. Andernfalls kann es dazu führen, dass unter Umständen sogar mehrere Rechnungen über ein und dieselbe Lieferung existieren. Umsatzsteuerlich kann es dazu führen, dass Du die Umsatzsteuer sogar doppelt schulden könntest.

Demnach möchte ich hier explizit darauf hinweisen, dass Du dies bitte in Deinem EDV-Systemen auf jeden Fall sicherstellest, dass es nur eine Urschrift jeder einzelnen Rechnung gibt, die bei Dir zur Umsatzsteuerschuld und beim Empfänger zum Vorsteueranspruch führt.

#5 Umsetzung und praktische Hinweise

Wie kannst Du nun sicherstellen, dass alle diese nur kurz und kanpp angesprochenen Punkte auch innerbetrieblich erfolgen sowie durchgeführt werden und Du somit keine Risiken im umsatzsteuerlichen Sinne befürchten musst?

a) Verfahrensdokumentation als Allheilmittel?

Zuerst einmal sollten über sämtliche steuerlichen Prozesse in Deinem Unternehmen sogenannte Verfahrensdokumentationen vorliegen. In einer Verfahrensdokumentation wird dezidiert beschrieben, welche Prozesse und Systeme in Deinem Unternehmen durchgeführt und eingesetzt werden, welche Daten in Systemen ausgetauscht und verarbeitet werden und wie diese konfiguriert sind.

Sollten Schnittstellen zu anderen Programmen implementiert sein, so ist eine funktionale Beschreibung dieser Schnisttstellen nötig. Wir sehen aus der Praxis immer wieder, dass in Prüfungen diese Dokumentationen angefordert werden und, soweit diese nicht vorliegen, das Finanzamt die Steuerpflichtigen auffordert solche Dokumentation zu erstellen.

b) Tax Compliance Management System (Tax CMS)

Trotz Dokumentationen kann es zu prozessualen oder systemtechnischen Fehlern führen. Hier greift ein weiterer Sicherheitsmechanismus, den Sie implementieren können. Nämlich das so genannte Tax Compliance Management System oder auf Deutsch auch innerbetriebliches Kontrollsystem genannt. Hierbei werden sämtliche Prozesse im Detail analysiert und auf Ihre Risiken hin untersucht.

Durch entsprechende Dokumentation und Anweisungen an Mitarbeiter kann das Risiko von Fehlern stark gesenkt werden. Hierbei rücken natürlich IT Systeme stark in den Fokus, sodass ein Augenmerk auf korrekte Systemdokumentationen gelegt werden sollte.

Ein Tax CMS kann die verantwortlichen und handelnden Personen vor dem sogenannten Organisationsverschulden schützen, wenn die verantwortlichen Führungskräfte und die Geschäftsleitung Ihrer Kontrollfunktion vollumfänglich nachgekommen sind. Sollten trotz eines implementierten Tax CMS Fehler zu Tage treten, die eine steuerliche Auswirkung haben, tritt die Wirkung des Schutzes von Verantwortlichen und Geschäftsleitung eines korrekt implementierten und vor allem auch gelebten Tax CMS in Kraft.

#6 Was Du aus diesem Artikel mitnehmen solltest

  • Die GoBD sind keine gesetzlichen Vorgaben und binden nur die Finanzverwaltung und untergeordnete Behörden
  • Nimm trotzdem alle Vorgaben in den GoBD ernst und schaue für Dich, inwieweit die Anforderungen bei Dir umgesetzt werden müssen bzw. können
  • Eine Verfahrensdokumentation ist beim Einsatz von Technologie und vielen Nebensystemen nahezu unausweichlich
  • Gute Tax Compliance hilft Dir und Deinem Unternehmen steuerliche Pflichten termingerecht wahrzunehmen
  • Steuerliches Riskmanagement kann Dich vor bösen Überraschungen in der Betriebsprüfung bewahren